Assistant technique en gestion documentaire H/F

Dans le cadre du poste et des fonctions, vous prendrez en charge les missions suivantes :

Le poste demandé couvre des tâches de secrétariat technique et de gestion documentaire.

Celui-ci consiste à prendre en charge d’une manière générale le traitement de tous les flux entrants et sortants, papier (en très faible quantité) et informatique, de l’ensemble du projet.

En termes de gestion documentaire :

• Établir un plan de classement et d’archivage de l’ensemble des documents émis et reçus dans le périmètre du Titulaire (correspondance, dossiers, notes, avis divers etc.). Ce plan de classement est décrit dans la procédure de gestion documentaire du Titulaire ;
• Utiliser et alimenter l’outil de Gestion Electronique de Documents (GED) de la MOE d’Ensemble du CEA. Tous les documents émis et reçus par la MOE d’Ensemble CEA doivent être archivés dans la GED ;
• Suivre les jalons de remise des documents dus ou à recevoir et les jalons des remises documentaires du MOE d’Exécution et du MOE des Procédés ; proposer et suivre un indicateur de remise des livrables ;
• Identifier, classer et archiver quotidiennement les documents « papier » et informatiques (y compris les courriels) émis et reçus ;
• Numériser, a minima une fois par semaine, les documents « papier » et intégrer les fichiers numériques correspondants dans la GED ;
• Fournir un accès permanent à la MOE d’Ensemble CEA à la GED et à l’intégralité des documents enregistrés, à tous les indices (versions BPE et versions précédente)
• Tous les mois, la liste des documents enregistrés en GED devra être éditée.

En termes de gestion des flux documentaires

• Transférer, envoyer, récupérer et archiver les courriels et les documents joints, à minima 3 fois par jour. L’importation des documents, du réseau O vers le réseau C, est à réaliser à minima tous les 2 jours.
• Saisir, mettre en forme ou vérifier, et archiver, diffuser ou mettre dans le circuit de visas, les documents (y compris les courriels) émis.
• Réceptionner et diffuser ou mettre dans le circuit de visa les documents (y compris les courriels) reçus.

En termes de communication

• Traiter le courrier « arrivée » (enregistrement, diffusion aux personnes concernées…).
• Traiter le courrier « départ » (enregistrement, diffusion aux personnes concernées…).
• Gérer les communications (téléphone, internet, « boite morale du projet » (Outlook), prise de message…) de la MOE d’Ensemble CEA.
• Organiser les réunions (convocations, réservation de salles, visioconférences, logistique…) de la MOE d’Ensemble.